Управляем проектами при помощи канбана

Вилка или ложка — что лучше?

Обобщим основные правила использования Kanban’а.

1. Сделайте работу наглядной.

  • Разделите на задачи.
  • Каждую запишите на стикер.
  • Распределите стикеры по графам на доске.

2. Ограничьте объем незавершенной работы.

Вычислите, какое количество незавершенных задач будет оптимальным на каждом этапе.

3. Измеряйте время

  • Вычислите оперативное время, которое в среднем требуется для выполнения каждой задачи.
  • Оптимизируйте работу, чтобы свести оперативное время к минимуму.
  • Прогнозируйте работу над задачами.

Чтобы Kanban работал и приносил результаты, недостаточно повесить доску на стену. Если вместо анализа рабочих процессов, экспериментов и поисков оптимального ритма работы руководитель заставляет сотрудников банально перевешивать листки из одной колонки в другую, — это не Kanban, а просто доска с бумажками.

Когда Kanban пытаются сравнивать с другими методологиями и делать выводы о том, какой подход продуктивнее и выгоднее, это похоже на споры о том, что лучше — вилка или ложка. В отрыве от конкретных ситуаций и специфики IT-компании подобные рассуждения бессмысленны. Не надо сравнивать инструменты — стоит попробовать те, которые кажутся подходящими и с которыми готова работать команда.

Kanban зарекомендовал себя в практике небольших коллективов, при разработке стартапов и других проектов без долгосрочных планов. Он идеален, когда у заказчика есть только идея программного продукта, но нет полного представления о том, что должно получиться в итоге. Подобные программы развиваются в направлении, которое задают пользователи. Получая обратную связь, разработчики могут определить, какая функциональность необходима, а от какой можно отказаться.

На сколько канбан интегрирован в мою жизнь

В мире самоуправления существует практика не разделять задачи по работе и по личной жизни и быту, потому что на всё это уходит один и тот же ограниченный ресурс — наше время, а также, потому что считается, что соблюдение баланса между работой и личной жизнь приводит к большей эффективности и целостности.

Для организации вообще всех своих задач в жизни я использую одну канбан доску в Трелло. Если я веду с кем-то проект, у меня появляется ещё одна доска под этот проект. Иногда, под проект создаётся несколько досок, если в проекте существует несколько раздельных рабочих групп, но я сейчас не буду подробно это описывать.

Как правильно вести Kanban-доску?

Для правильного ведения доски рекомендаций не так уж и много. Самое главное — это соблюдать ограничение количества незавершенной работы, что может привести к задержкам, которые негативно влияют на прибыль

Также важно вовремя пополнять доску новыми задачами, не забывать их вытягивать в следующий этап, отслеживать метрики

Несколько базовых советов: 

1. Фокус на выполнении ближайших задач.

Сосредоточьтесь на том, какие задачи в рамках проекта можно закончить сегодня. Ценность создается в момент завершения работы. Поэтому хорошей Kanban-практикой является проверка, может ли какая-то из задач проекта быть завершена в рамках рабочего дня или в ближайшее время, если для этого есть необходимые ресурсы. Только после этого можно переходить к следующим задачам. 

2. Ограничивайте объем колонки «В процессе выполнения» (Work in progress — WIP).

Любой проект может затормозить: «узкие места» случаются, когда команда пытается выполнить слишком большой объем за один раз. Применяя лимиты на количество задач в колонке WIP, можно эффективно управлять появлением «узких мест». Сравните ваш рабочий процесс с переполненным шоссе: гораздо проще создать устойчивый и управляемый поток автомобилей, чем построить больше полос.

3. Измеряйте пропускную способность, время выполнения и время цикла проекта.

Одно из преимуществ Kanban — он поможет вам делать больше за то же количество времени. Для этого нужно выполнять замеры ключевых метрик. Хотите знать, сколько работы вы выполняете за тот или иной период времени? Измерьте пропускную способность команды по задачам и общее количество выполненных работ. Сколько времени занимает выпуск обновления или разработка с нуля? Измерьте время цикла. 

4. Создайте прозрачный рабочий процесс.

Используйте доску Kanban как единственный «источник правды» в работе над проектом. На идеальную прозрачность работает принцип: «если задачи нет на доске, значит над ней не работают».

5. Кастомизируйте доску. 

Для начинающих характерно использование базовых колонок доски «Сделать», «Делается», «Готово». Однако каждая компания, ее задачи и текущие проекты уникальны и не укладываются в эту номенклатуру. Наполняйте колонки смысловым значением, подчеркивающим специфику задач на проекте, чтобы повысить наглядность цикла проекта.   

Как не «похоронить» проект в канбане

Самое важное — наладить работу команды с сервисом. Для этого необходимо составить инструкцию и отслеживать, как команда работает с ним

Для быстрого старта хорошо подойдут готовые шаблоны канбан-досок, но обязательно с оглядкой на реальные процессы в компании.

При этом желание внедрить канбан повсеместно во всей организации и на всю глубину сразу чревато тем, что вы завалите дело в силу его неподъемности. Во всех успешных организациях метод внедрялся не разом, а постепенно, от вдохновляющего успеха на одном участке к успеху на другом, что фактически и тождественно вдохновляющей концепции lean-стартап.

Нужно четко осознавать, что Trello (или любой другой сервис) — это всего лишь инструмент, который позволяет визуализировать активности, рассчитывать метрики. Не нужно полагаться только на инструменты при применении любого подхода, нужно сначала изучить основы и принципы, понять, зачем все это нужно, а потом уже подстраивать инструменты под свои нужды, и тогда успех обеспечен.

В создании материала также участвовали:

  • Даниил Ростовцев, программист, технический директор компании ТМТ;
  • Андрей Тихонов, менеджер по масштабированию гибких методологий Yota;
  • Валентин Попов, ведущий разработчик компании «РашенСофт»;
  • Илхом Назаров, исполнительный директор студии разработки мобильных экосистем Heads and Hands;
  • Максим Мул, основатель компании Work Solutions;
  • Александр Сазанович, профессор, руководитель программы «МВА — Стратегический менеджмент. Управление организацией» школы бизнеса МИРБИС;
  • Лилия Горбачик, ИТ-эксперт;
  • Виктория Храмцова, Agile Coach Accenture в России;
  • Дмитрий Голубовский, CEO и основат Tagesjump.

В Telegram-канале «Списать не получится» мы еще больше рассказываем о трендах в образовании и о том, как учиться в течение всей жизни и делать это с удовольствием. Подписывайтесь!

Classes of Service

Different types of vehicles such as police cars, fire trucks or ambulance cars may pass through the system preferentially. This is an example for treating defined items in a differentiated manner. In Kanban, this concept is called “Class of Service”.

The example described above could be mapped to a service class typically called “expedite”. For this purpose, there are agreed rules and criteria for vehicles known to all drivers that are allowed to use this service class: vehicles must be clearly recognizable (e.g., by blue light and certain paintwork) and may pass through the system even if the WIP limit is fully exhausted (motorway congested), while others have to form a rescue lane. This will lead to the “expedite” vehicles being able to pass quicker, while the travel for the other cars will take longer.

Another example for the use of Classes of Service are restricted traffic lanes that are exclusively reserved to e.g., only buses and taxis, electric cars or vehicles with two or more occupants (“carpool lanes”, also known as High Occupancy Vehicle or “HOV” lanes in the United States).

Done (готово)

Самый приятный список — список выполненных задач. Когда вы открываете борд, слева у вас первым выводится список вашего успеха/прогресса.

При долгом использовании борда, этот список на столько переполняется, что выводится оповещение о том, что сервис может тормозить из-за количества карточек. Карточки из этого списка периодически нужно архивировать, для этого есть специальная кнопка внутри карточки.

Рабочий процесс

Теперь, когда мы обсудили как устроена доска, давайте разберёмся как этим всем пользоваться. Всё достаточно просто, ради эксперимента попробуйте эту методологию на каком-нибудь одном вашем проекте.

  1. Создайте новую доску и организуйте в ней столбики как было показано на скриншоте
  2. Для каждой задачи создайте карточку в списке инбокс, на карточке нужно написать краткую формулировку задачи
  3. После того, как вы перенесёте всё из головы в список Inbox, распределите все карточки из этого списка по другим списка, Inbox в конечном итоге должен остаться пустым
  4. Теперь, когда вы расставили приоритеты, начните выполнять одну из задач из списка Priority, перенесите её в список In Progress
  5. После того, как выполните задачу, перенесите её в Done
  6. После того, как вы выполните все задачи из списка Priority, закиньте в него новые приоритетные задачи из списка To Do
  7. Все новые задачи, о которых вы вспомните или которые вам поступят от других участников проекта заносите в список Inbox
  8. В начале новой недели повторите шаг 3 и дополнительно проведите обзор списка Someday / Maybe, распределив карточки из него в другие столбики, при необходимости

Полезные возможности Трелло

Если детальней рассмотреть карточки, то можно увидеть на них различную инфографику, отображающую содержимое карточки.

Канбан для менеджера-проекта

Для менеджеров проектов существует огромное количество инструментов и методик для комфортного отражения хода проекта и управления им. Из Канбан-метода тоже можно взять некоторые практики, которые помогут Менеджеру улучшить управляемость.

Я бы Канбан-практики использовал для управления рамками проекта – при выборе определенных параметров, например при использовании декомпозиции по элементам продукта, правильно настроенная визуализация поможет наладить эффективное производство продукта проекта. Ключевым здесь станет правильный выбор объекта управления и визуализация жизненного цикла его производства.

В отличии от жизненного цикла проекта – на управлении которым акцентированы популярные средства управления проектами, Канбан-визуализация должна фокусироваться на жизненном цикле производства элемента продукта и отвечать (например для ИТ-проекта) на вопрос «Что нужно сделать, чтобы вывести этот кусок функциональности в Продуктив?»

Ценности системы Канбан

  • Прозрачность,
  • Баланс,
  • Сотрудничество,
  • Клиентоориентированность,
  • Поток,
  • Лидерство,
  • Согласие,
  • Уважение,
  • Понимание.

В системе действуют несколько основных правил и принципов:

  • Визуализация рабочего процесса, что помогает видеть реальную загрузку и своевременно ее регулировать.
  • Начинайте с той ситуации, которая есть сейчас.
  • Договоритесь заранее об этапах прогресса.
  • Ограниченное количество задач для активной работы. Чем больше задач в работе, тем меньше вероятность, что все они будут выполнены качественно. Это как жонглер с тарелочками, чем больше тарелочек – тем больше вероятность падения.
  • Уменьшайте количество незавершенных задач.
  • Уточняйте заранее потребности и ожидания клиента.
  • Управляйте работой и давайте сотрудникам возможность организоваться самостоятельно.
  • Соблюдайте правила, чтобы улучшать результаты.
  • Практикуйте петли обратной связи.
  • Совершенствуйте систему и добивайтесь большего прогресса.

Проблема

Драгош сам вызвался возглавить команду, которая имела худшую репутацию в Microsoft с точки зрения клиентского обслуживания. В круг его обязанностей как агента изменений входило решение проблем длительного времени выполнения задач и плохо сформулированных, из-за сложившейся в компании конъюнктуры, ожиданий заказчиков. Некоторые из его предшественников на этой должности продолжали работать в компании с другими проектами того же подразделения. Они опасались, что если ему удастся улучшить производительность команды, то они будут выглядеть неудачниками.

Программисты и тестировщики этой организации следовали методологии PSP/TSP (Personal Software Process / Team Software Process). Такие требования компании Microsoft были записаны в контракте. Джон Де Ваан в то время — непосредственный подчиненный Билла Гейтса и большой поклонник Уоттса Хамфри из Института программной инженерии. Как глава Engineering Excellence в Microsoft, он мог требовать от IT-отдела и его поставщиков соблюдения определенных процедур. Поэтому изменение метода жизненного цикла разработки ПО было невозможным.

Драгош понял, что основная причина их проблем не в методе PSP/ TSP и не в рейтинге зрелости организации. Более того, команда производила почти все, что от нее требовалось, с высоким качеством. Однако время выполнения запросов на изменения доходило до пяти месяцев и вместе с объемом бэклога продолжало бесконтрольно увеличиваться. Создавалось ощущение плохо организованной и почти неуправляемой команды. Высшее руководство не спешило выделять дополнительные средства на решение этой проблемы. Итак, сдерживающие факторы для изменений были связаны с политикой, финансами и правилами компании. Он обратился ко мне за помощью.

Сервисы для ведения канбан-досок

Для ведения канбан-доски можно взять любой из популярных сервисов, но выбор лучше делать, исходя из задач.

Trello — самый популярный и интуитивно понятный сервис, подходящий для проектов из разных сфер. Здесь можно создавать любое количество досок с разным составом команды (в бесплатной версии есть ограничение на количество досок). К карточкам можно добавлять разноцветные метки, прикреплять вложения и оставлять комментарии. Число колонок не ограничено. Однако по мере эволюции процесса, когда компания будет применять разные практики, инструментов этого сервиса может стать недостаточно, возникнет потребность расширить функционал. Именно поэтому Trello купила компания Atlassian, чтобы аудитория органически перетекала в схожий, но платный и более сложный инструмент — JIRA, откуда пользователь уже сможет перейти на еще более широкий пакет софта в облаке, если ему нужно, например, хранить документацию по проекту, или обсуждать задачи более удобный образом.

Интерфейс Trello

JIRA — больше подходит для ИТ, а также для технических команд и процессов, находящихся вне системы Agile. Этот сервис используют крупные компании, у которых численность штата специалистов больше, чем в малом бизнесе. Помимо возможности создавать проекты и отслеживать прогресс, в Jira есть функции отслеживания багов и интеграции со сторонними сервисами.

Канбан-доска в JIRA

Kanbanize — англоязычная программа, которая поддерживает большую часть необходимых инструментов канбана, но пока не распространена в России.

Интерфейс Kanbanize

Kaiten — российский сервис, максимально адаптированный к применению всех инструментов канбана и позволяющий собирать большой объем аналитики.

Интерфейс Kaiten

В целом сервисов для применения канбана довольно много: Сonceptboard, Taskify, Targetprocess, Favro, Higger, Smartsheet, TargetProcess, SwiftKanban, LeanKit, Miro, Blossom, ZenHub, MeisterTask, Kanbanchi, Breeze, ProofHub, Битрикс24, YouTrack, Asana, Kanbanery.

Scrum и Канбан на масштабе крупной компании

Главные трудности применения любых подходов на большом масштабе, в общем, одинаковы: это координация людей, разрешение зависимостей, обеспечение общего контекста и всеобщей информированности. И какой бы подход мы ни взяли, эти проблемы будут возникать обязательно.

Однако есть и разница. 

Scrum, в первую очередь, делает ставку на людей, скорость и качество коммуникации между ними, умение договариваться. Главные трудности применения Scrum на большом масштабе связаны именно с этими аспектами.

Приходится применять фасилитацию на большом масштабе, проводить громоздкие и дорогостоящие встречи (например, Big Room Planning), чтобы все вовлеченные Scrum-команды успели поговорить, договориться и двигаться дальше с общим пониманием целей, задач и контекста.

Так как у каждой Scrum-команды своя собственная Scrum-доска и свой пул задач, то в процессе движения нужны синхронизирующие встречи (например, Scrum of Scrums или PO Sync), на которые будут приходить представители от команд (Scrum-мастера или Владельцы продуктов), чтобы сделать прозрачным для всех текущий статус движения к общей цели, проблемы и необходимость разрешать зависимости. 

Канбан-метод рассматривает все как сервис и поток задач, о котором мы собираем данные, анализируем и принимаем решения. Поэтому на большом масштабе главная задача Канбан-метода — сделать простым сбор данных на всем протяжении производственной цепочки (от момента зарождения идеи в голове бизнеса до момента продажи и поставки продукта клиенту). А это может быть очень длинный путь, который, скорее всего, включает в себя множество отделов, департаментов, подразделений.

Если попытаться “запихнуть” работы всех этих подразделений в одну Канбан-доску и проводить возле нее Канбан-встречи со всеми вовлеченными людьми, то получится сложная и дорогостоящая встреча. Поэтому придумывают разные варианты визуализации потока задач “по частям”, с обязательными встречами по синхронизации между этими частями. 

На рисунке показаны разные типы встреч, которые могут присутствовать в Канбан-методе.

Некоторые из них — тактические, и проводятся часто (например, ежедневный Канбан-митинг).

Другие носят стратегический характер (ревью рисков, ревью сервиса поставки) и проводятся раз в несколько месяцев

С другой стороны, на разных уровнях иерархии надо собирать разные данные.

На уровне топ-менеджмента нужны данные о портфолио проектов и о статистике реализации проектов.

На уровне среднего менеджмента нужно собирать данные о работе крупного подразделения (например, департамента) над разными проектами.

На низовом уровне — отслеживать работу конкретного отдела (команды, рабочей группы) над конкретными задачами, входящими в проект.

Чтобы связать данные по всем этим уровням между собой, придется создавать иерархию Канбан-досок, которые будут связаны между собой по вертикали, от стратегического уровня до тактического и обратно. Чтобы обеспечить синхронный сбор данных, прозрачность и актуальное состояние Канбан-досок на каждом уровне, нужно будет проводить координационные встречи не только “по горизонтали”, но и “по вертикали”. 

Только при этих условиях Канбан-метод на большом масштабе принесет пользу, позволит увидеть заторы, проблемы и затыки на разных уровнях иерархии, и даст возможность улучшить рабочие процессы по всей организации.

Managing the Flow of Work

Depending on the location and time, the volume of traffic varies, i.e. the total number of vehicles (work items) and the distribution of vehicle types (work types). In metropolitan regions there will usually be more personal or private traffic with extremely high volumes during peak times (e.g. rush hour). Conversely, on major transit routes between metropolitan regions, there will be less extreme peaks in volume consumed mostly by shipping trucks.

Our system is being designed to cope with variability of traffic volume. In doing so, we might control the inflow of vehicles (work items), the available capacities (e.g., number of lanes and their quality of expansion), and the speed limit.

Три принципа Kanban

Существуют три основных принципа, которые помогут вам применить Kanban в вашем проекте:

    1. Визуализация процесса разработки. Визуальное представление процесса разработки помогает вам быстро определить, какая задача на какой стадии выполнения находится. Это может быть крайне полезно в случае большого проекта, состоящего из множества задач.
    2. Минимизация WIP. Ограничение числа задач, выполняемых на каждой стадии разработки, помогает эффективно распределять имеющиеся ресурсы и не вызывать простоев в работе.
    3. Измерение и оптимизация жизненного цикла разработки. Возможность вносить изменения в процесс разработки является одним из важных компонентов Agile методологии.

Чтобы лучше понять, как эти принципы работают, давайте рассмотрим, как на практике выглядит использование Kanban.

Kanban

Kanban – система организации производства, снабжения или разработки, которая призвана достигать максимальной эффективности, снижать объем незавершенной работы и визуализировать рабочий процесс. Иногда под этим термином понимают средство визуализации и организации работы – канбан-доску. 

История Kanban

Kanban как методика была разработана Тайити Оно (Taiichi Ohno) во время его работы в Toyota и направлена на бережливое производство. Сам термин «канбан» –  это комбинация двух японских слов: 看 (Kàn), означающего «знак», и 板 (Bǎn), означающего «доска». Первоначально система Kanban Оно использовала бумажные карточки для отслеживания спроса на заводе Toyota. В основе организации процесса лежал годовой план, вместо угадывания спроса в ход шли прогнозированные месячные и оперативные планы выпуска для каждого подразделения, а также конкретные лимиты на каждом этапе создания.  

Но сегодня, когда люди говорят «Kanban», то чаще всего имеют в виду канбан-доски: визуальное представление управления проектами, которое воплощает в жизнь методологию Kanban.

На канбан-доске столбцы представляют различные этапы работы – к примеру, «Запланировано», «Выполняется», «Ожидает проверки» и «Завершено». В каждом столбце находятся карточки задач, аналогичные исходным бумажным карточкам Оно на заводе. По мере выполнения карточка с задачей двигается из одного столбца в другой. 

Классическая канбан-доска

Канбан-доски – одна из самых популярных форм визуального управления проектами, эффективная для обеспечения простого и быстрого анализа проекта. За несколько десятилетий существования методика, разработанная Тайити Оно, была оцифрована, адаптирована и усовершенствована, чтобы стать той гибкой системой управления проектами, которую мы знаем сегодня. По своей сути современный Kanban – это онлайн-визуальный метод управления работой.

А так, например, сегодня канбан-доска выглядит в Asana

Преимущества канбан-досок

Из-за своей эффективности в визуализации работы канбан-доски являются ключевым компонентом большинства инструментов управления проектами онлайн. 

Когда вы используете канбан-доску для визуального управления проектами, вы предоставляете своей команде огромное количество оперативной информации. Ваши карточки, которые представляют отдельные задачи или результаты, будут фиксировать исполнителей, сроки выполнения и любые соответствующие теги, такие как приоритет или тип задачи. Вы также сможете развернуть карточку, чтобы просмотреть сведения о задаче, контекст, соответствующие файлы и многое другое. 

Канбан-доски обладают большой гибкостью. Как мы уже говорили, столбцы на них обычно отображают этапы работы (например, «Сделать», «Выполняется» и «Выполнено»), но вы также можете настроить свои собственные столбцы, чтобы представлять все, что угодно. Например, можно создавать столбцы на основе исполнителя задачи, зон ответственности или срока выполнения.

Цель метода канбан

Целью метода является реализация системы «точно-в-срок» на всех этапах и линиях производства, что ведет к сокращению материальных запасов, находящихся на складе, с параллельным обеспечением гарантии высокой степени своевременного выполнения заказов. 

В целях упрощения коммуникации используется четкое обозначение конкретной информации на выбираемом носителе, которая касается потребностей конечного потребителя. В случае, если материал израсходован или его запасы уже подходят к нулю, только тогда выполняется заказ нового материала. При этом запрос проводится по карточке, которая сопровождает этап поставки материала, а потом возвращается в отправную точку при новом заказе. Если карточка поступает к производителю, он тут же начинает производство необходимых изделий. Как только изготовлено нужное количество товара, карточка направляется к работникам, ответственным за транспортировку, после чего заново начинает свой путь.

Правила эффективной системы канбан

На опыте компании Toyota сформированы следующие правила использования метода бережливого производства – канбан:

  • Количество товара, которое изымается с каждого предшествующего этапа, должно быть равно указанному в карточке;
  • На этапе непосредственного изготовления изделий производится столько, сколько указано в сопровождающем их информационном носителе;
  • Без карточек изделия не должны производиться, ведь именно карточная система позволяет проконтролировать и выявить издержки производства, избыточное перемещение товаров;
  • Продукция всегда связана с карточкой. Есть карточка – есть заказ на изготовление продукции;
  • Бракованные, дефектные изделия при установлении, что они не соответствуют уровню качества, тут же изымаются из производственного процесса;
  • Чем меньше карточек используется на производстве, тем они становятся более чувствительными, что позволяет вскрыть существующие проблемы и проконтролировать объемы используемых запасов.

Когда применяется метод канбан, необходимо обеспечивать обзорность, безопасность использующейся схемы

Важно, чтобы карточки не терялись и не смешивались.  Вполне обычна рабочая ситуация, когда в одном месте скапливается сразу несколько карточек

В таком случае обоснованным является применение так называемой доски канбан. С ее помощью получается контролировать сопровождение изделий карточками, учет информации, в них указанной, что в результате позволяет гарантировать максимальный эффект от применения рассмотренного в данной статье метода.